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Sección Odontólogos

Cómo cuidar la llegada de los pacientes a nuestra clínica dental

Publicado el: 18 de Noviembre de 2015

 

 

La llegada del paciente a la clínica es el momento idóneo para recoger gran cantidad de información y tratar de comenzar una relación duradera y de confianza con ellos.

 

Como ya hemos descrito en artículos anteriores de este blog debemos tener muy en cuenta la importancia del diseño y la imagen de marca en nuestras clínicas dentales a la hora de recibir a nuestros pacientes. Un diseño cuidado y estético de nuestros exteriores se convertirá en la principal llamada de atención para nuestros potenciales pacientes. Así mismo, el cuidado y la limpieza en el interior de las mismas serán fundamentales para crear un ambiente agradable y confortable para ellos.

 

A continuación nos adentraremos con más detenimiento en algunos aspectos fundamentales que debemos cuidar con especial atención para hacer más sencilla y agradable la llegada de nuestros pacientes a nuestras clínicas.

 

 

 

 

Imagen del personal de nuestra clínica dental

 

Las personas encargadas de recibir a nuestros pacientes deben ofrecer una imagen positiva con el fin de generar una gran impresión y crear desde un inicio un ambiente agradable para ellos.

 

Es importante que nuestro personal cumpla con unos requisitos mínimos:

 

Aspecto físico: debemos ofrecer una imagen que transmita limpieza y pulcritud. Para ello es necesario cuidar la higiene personal, mantener un cabello bien cuidado y una limpieza extrema en uñas y manos.

 

Vestimenta: el cuidado de los uniformes transmite a nuestros pacientes sensación de seguridad y profesionalidad. Debemos tratar de mantenerlos pulcros en todo momento. Para ello, además de los colores usuales azul y blanco, recomendamos utilizar colores más oscuros como el verde o el rojo que disimularán más las posibles manchas que puedan producirse a lo largo de la jornada.

 

 

La recepción de nuestros pacientes

 

La recepción de nuestros pacientes es una tarea de enrome importancia ya que a través de ella comenzaremos a recoger multitud de información y podremos crear lazos de confianza para protagonizar una relación duradera en el futuro.

 

De esta manera, cuando nuestro paciente llega por primera vez es importante recoger toda la información que pueda sernos oportuna para las comunicaciones posteriores. Deberemos cumplimentar, por tanto, un documento de bienvenida que contenga todos sus datos de identificación, así como algunos datos personales como su profesión o mutualidad. Además, el paciente deberá cumplimentar el respectivo consentimiento con su firma original para iniciar el tratamiento.

 

Es recomendable entregar al paciente una carpeta de bienvenida donde podemos incluir un folleto informativo de nuestra clínica, su plan de tratamiento, el presupuesto y su forma de pago y la copia del consentimiento debidamente cumplimentado.

 

Una vez se haya iniciado el tratamiento, deberemos realizar un control oportuno de las visitas programadas, teniendo en cuenta la posibilidad de que el paciente pueda solicitar una visita de urgencia. En este caso, tras valorar objetivamente su situación, deberemos concretar la cita con la mayor brevedad posible.

 

Una vez finalizado el tratamiento, deberemos prestar especial atención a la hora de dejar las puertas de nuestra clínica abiertas para sucesivos contactos, así como entregar al cliente un documento para que pueda expresar sus opiniones y valore nuestros servicios.

 

 

 

 

El paciente en la sala de espera

 

Debemos cuidar con especial atención esta zona de la clínica ya que al ser el lugar donde los pacientes esperan para ser atendidos debe generar una gran sensación de relajación y tranquilidad.

 

En artículos anteriores de este blog ya hablamos sobre los puntos clave en el diseño y organización de las salas de espera. Pues bien, como ya dijimos, es conveniente mantener una luz y una temperatura agradables; cuidar los sonidos y olores; y disponer de un mobiliario confortable con un espacio suficiente que preserve la intimidad de nuestros pacientes.

 

Durante su estancia en la sala de espera el paciente debe sentirse atendido en todo momento. Es preciso que el personal de la clínica informe de los contratiempos o posibles retrasos en la atención y se encargue de que los pacientes se sientan a gusto mientras esperan para ser recibidos por el odontólogo.

 

Para hacer más llevadera la espera es recomendable tener a disposición de nuestros pacientes los periódicos del día y las últimas revistas, siempre cuidando el buen estado de todo el material para no dañar nuestra imagen. Además será conveniente contar con elementos que sirvan de distracción para los más pequeños: juegos, lápices, cuentos… etc.

 

Por último, cada vez es más común colocar algún aparato de televisión en las salas de espera donde se proyectan videos didácticos sobre salud dental o cualquier documental de temática diversa que haga más llevadera la espera. También será recomendable ofrecer a nuestros pacientes la clave de la red wifi para que dispongan de acceso a internet a través de ordenadores o dispositivos móviles.

 

 

Recorrido del paciente por nuestra clínica dental

 

Otro de los aspectos que debemos tener en cuenta es el modo en el que nuestros pacientes transitan por el interior de nuestra consulta. En todo momento el paciente debe sentirse arropado durante su estancia y contar con la compañía de un profesional que gestione su acceso a las distintas estancias de la clínica según le corresponda.

 

Es preciso que el personal de recepción se encargue de organizar la sala de espera y gestione la entrada de los pacientes a los gabinetes terapéuticos. En ese momento, un miembro del equipo acompañará al paciente hasta su gabinete para indicarle el camino y ofrecer una grata sensación de atención y profesionalidad.

 

En este sentido es de vital importancia que todas las salas se encuentren debidamente señalizadas para evitar que los pacientes se encuentren desubicados y favorecer su acceso a las distintas zonas de nuestra clínica.

 

Por último, como conclusión a este repaso por los aspectos más importantes a la hora de facilitar el acceso y la estancia de nuestros pacientes en nuestra clínica, es preciso que prestemos especial atención a todos los detalles por muy insignificantes que parezcan. Una simple bombilla fundida o una estantería desordenada pueden ofrecer una pésima imagen de nuestro negocio, por lo que debemos revisar día a día que todo se mantenga en perfecto estado.

 

Para ello debemos ponernos en la piel de nuestros pacientes y preguntarnos cómo nos sentiríamos nosotros si fuésemos a recibir los servicios de nuestra clínica.

¿Cómo ven nuestros pacientes nuestra sala de espera? ¿Es confortable? ¿Transmite tranquilidad?

¿Está todo debidamente limpio y ordenado?

¿Es sencillo transitar por nuestra consulta? ¿Dispone de una entrada accesible? ¿Están todas las áreas debidamente señalizadas?

¿La luz es cómoda y la temperatura agradable?

¿Nuestro personal transmite sensación deseguridad y profesionalidad?

 

Una vez contestadas éstas y otras preguntas, deberemos tratar de poner solución a aquellas que no hayan resultado satisfactorias con la mayor brevedad posible y asegurarnos de que el estado de nuestra clínica se mantenga siempre óptimo para esperar la llegada de nuestros pacientes y ofrecerles una estancia gratificante.

 

Fuente: Dentalix

La llegada del paciente a la clínica es el momento idóneo para recoger gran cantidad de información y tratar de comenzar una relación duradera y de confianza con ellos.

 

Como ya hemos descrito en artículos anteriores de este blog debemos tener muy en cuenta la importancia del diseño y la imagen de marca en nuestras clínicas dentales a la hora de recibir a nuestros pacientes. Un diseño cuidado y estético de nuestros exteriores se convertirá en la principal llamada de atención para nuestros potenciales pacientes. Así mismo, el cuidado y la limpieza en el interior de las mismas serán fundamentales para crear un ambiente agradable y confortable para ellos.

 

A continuación nos adentraremos con más detenimiento en algunos aspectos fundamentales que debemos cuidar con especial atención para hacer más sencilla y agradable la llegada de nuestros pacientes a nuestras clínicas.

 

 

Imagen del personal de nuestra clínica dental

 

Las personas encargadas de recibir a nuestros pacientes deben ofrecer una imagen positiva con el fin de generar una gran impresión y crear desde un inicio un ambiente agradable para ellos.

 

Es importante que nuestro personal cumpla con unos requisitos mínimos:

 

Aspecto físico: debemos ofrecer una imagen que transmita limpieza y pulcritud. Para ello es necesario cuidar la higiene personal, mantener un cabello bien cuidado y una limpieza extrema en uñas y manos.

 

Vestimenta: el cuidado de los uniformes transmite a nuestros pacientes sensación de seguridad y profesionalidad. Debemos tratar de mantenerlos pulcros en todo momento. Para ello, además de los colores usuales azul y blanco, recomendamos utilizar colores más oscuros como el verde o el rojo que disimularán más las posibles manchas que puedan producirse a lo largo de la jornada.

 

 

La recepción de nuestros pacientes

 

La recepción de nuestros pacientes es una tarea de enrome importancia ya que a través de ella comenzaremos a recoger multitud de información y podremos crear lazos de confianza para protagonizar una relación duradera en el futuro.

 

De esta manera, cuando nuestro paciente llega por primera vez es importante recoger toda la información que pueda sernos oportuna para las comunicaciones posteriores. Deberemos cumplimentar, por tanto, un documento de bienvenida que contenga todos sus datos de identificación, así como algunos datos personales como su profesión o mutualidad. Además, el paciente deberá cumplimentar el respectivo consentimiento con su firma original para iniciar el tratamiento.

 

Es recomendable entregar al paciente una carpeta de bienvenida donde podemos incluir un folleto informativo de nuestra clínica, su plan de tratamiento, el presupuesto y su forma de pago y la copia del consentimiento debidamente cumplimentado.

 

Una vez se haya iniciado el tratamiento, deberemos realizar un control oportuno de las visitas programadas, teniendo en cuenta la posibilidad de que el paciente pueda solicitar una visita de urgencia. En este caso, tras valorar objetivamente su situación, deberemos concretar la cita con la mayor brevedad posible.

 

Una vez finalizado el tratamiento, deberemos prestar especial atención a la hora de dejar las puertas de nuestra clínica abiertas para sucesivos contactos, así como entregar al cliente un documento para que pueda expresar sus opiniones y valore nuestros servicios.

 

 

 

 

El paciente en la sala de espera

 

Debemos cuidar con especial atención esta zona de la clínica ya que al ser el lugar donde los pacientes esperan para ser atendidos debe generar una gran sensación de relajación y tranquilidad.

 

En artículos anteriores de este blog ya hablamos sobre los puntos clave en el diseño y organización de las salas de espera. Pues bien, como ya dijimos, es conveniente mantener una luz y una temperatura agradables; cuidar los sonidos y olores; y disponer de un mobiliario confortable con un espacio suficiente que preserve la intimidad de nuestros pacientes.

 

Durante su estancia en la sala de espera el paciente debe sentirse atendido en todo momento. Es preciso que el personal de la clínica informe de los contratiempos o posibles retrasos en la atención y se encargue de que los pacientes se sientan a gusto mientras esperan para ser recibidos por el odontólogo.

 

Para hacer más llevadera la espera es recomendable tener a disposición de nuestros pacientes los periódicos del día y las últimas revistas, siempre cuidando el buen estado de todo el material para no dañar nuestra imagen. Además será conveniente contar con elementos que sirvan de distracción para los más pequeños: juegos, lápices, cuentos… etc.

 

Por último, cada vez es más común colocar algún aparato de televisión en las salas de espera donde se proyectan videos didácticos sobre salud dental o cualquier documental de temática diversa que haga más llevadera la espera. También será recomendable ofrecer a nuestros pacientes la clave de la red wifi para que dispongan de acceso a internet a través de ordenadores o dispositivos móviles.

 

 

Recorrido del paciente por nuestra clínica dental

 

Otro de los aspectos que debemos tener en cuenta es el modo en el que nuestros pacientes transitan por el interior de nuestra consulta. En todo momento el paciente debe sentirse arropado durante su estancia y contar con la compañía de un profesional que gestione su acceso a las distintas estancias de la clínica según le corresponda.

 

Es preciso que el personal de recepción se encargue de organizar la sala de espera y gestione la entrada de los pacientes a los gabinetes terapéuticos. En ese momento, un miembro del equipo acompañará al paciente hasta su gabinete para indicarle el camino y ofrecer una grata sensación de atención y profesionalidad.

 

En este sentido es de vital importancia que todas las salas se encuentren debidamente señalizadas para evitar que los pacientes se encuentren desubicados y favorecer su acceso a las distintas zonas de nuestra clínica.

 

Por último, como conclusión a este repaso por los aspectos más importantes a la hora de facilitar el acceso y la estancia de nuestros pacientes en nuestra clínica, es preciso que prestemos especial atención a todos los detalles por muy insignificantes que parezcan. Una simple bombilla fundida o una estantería desordenada pueden ofrecer una pésima imagen de nuestro negocio, por lo que debemos revisar día a día que todo se mantenga en perfecto estado.

 

Para ello debemos ponernos en la piel de nuestros pacientes y preguntarnos cómo nos sentiríamos nosotros si fuésemos a recibir los servicios de nuestra clínica.

¿Cómo ven nuestros pacientes nuestra sala de espera? ¿Es confortable? ¿Transmite tranquilidad?

¿Está todo debidamente limpio y ordenado?

¿Es sencillo transitar por nuestra consulta? ¿Dispone de una entrada accesible? ¿Están todas las áreas debidamente señalizadas?

¿La luz es cómoda y la temperatura agradable?

¿Nuestro personal transmite sensación deseguridad y profesionalidad?

 

Una vez contestadas éstas y otras preguntas, deberemos tratar de poner solución a aquellas que no hayan resultado satisfactorias con la mayor brevedad posible y asegurarnos de que el estado de nuestra clínica se mantenga siempre óptimo para esperar la llegada de nuestros pacientes y ofrecerles una estancia gratificante.

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